Vor einer Messe stehen die meisten Teams am Ende vor demselben Durcheinander.
Sie haben eine Namensliste, einige LinkedIn-Profile, vielleicht ein paar Telefonnummern und einen Vertriebsmitarbeiter, der die naheliegende Frage stellt: Wen sollte ich zuerst kontaktieren?
An diesem Punkt gerät die Ansprache vor der Messe meist ins Stocken.
Nicht weil das Team überhaupt keine Daten hat. Sondern weil es gleichzeitig noch die Liste sortieren, den Kanal auswählen und die erste Nachricht verfassen muss.
Kurz gesagt
Die beste Pre-Show-Outreach-Liste ist nicht die größte Liste.
Es ist diejenige, die Ihr Team sofort nutzen kann.
Das bedeutet in der Regel drei Dinge: wärmere Kontakte höher einstufen, direkte telefonische Kontaktwege nutzen, sofern vorhanden, und den Vertriebsmitarbeitern einen brauchbaren Entwurf für die erste Nachricht anstelle eines leeren Bildschirms geben. Das Ziel sind nicht mehr Namen. Das Ziel ist eine schnellere erste Handlung.
Warum die meisten Kontaktlisten vor einer Messe hinter den Erwartungen zurückbleiben
Eine typische Veranstaltungsliste vermischt:
Wenn all das in einer einzigen Tabelle steht, kommt der Vertrieb nicht weiter.
Der Vertriebsmitarbeiter muss drei Fragen beantworten, bevor er etwas versendet:
Wenn die Liste diese Fragen nicht beantworten kann, greift das Team meist auf eine generische, E-Mail-zentrierte Erstansprache zurück.
Das ist langsam, und es klingt auch so.
Warme Signale sind wertvoller als lange Listen
Nicht jeder Kontakt verdient denselben Platz auf der priorisierten Account-Liste.
Vor der Veranstaltung sind aktuelle Aktivitäten wichtig, weil Ihr Team damit Kontakte, die aktiv wirken, von Kontakten unterscheiden kann, die nur auf dem Papier existieren.
Ein warmes Signal garantiert keine Antwort.
Es gibt Ihrem Team einen besseren Grund, eine Person vor einer anderen zu priorisieren.
In der Praxis bedeutet das häufig, Kontakte mit sichtbarer LinkedIn-Aktivität oder aktuelleren Interaktionssignalen in der ersten Welle höher einzustufen, anstatt sie in einem größeren Export untergehen zu lassen.
Warum telefonische Kontaktwege den Arbeitsablauf verändern
Telefonische Erreichbarkeit verändert mehr als nur die Wahl des Kanals.
Sie verändert die Geschwindigkeit.
Wenn ein besonders gut passender Kontakt direkt telefonisch erreichbar ist, muss das Team nicht warten, bis eine E-Mail-Konversation an Dynamik gewinnt, bevor es das Interesse prüft. Das ist in den letzten Wochen vor einer Messe wichtig, wenn die Zeitfenster für Besprechungen begrenzt sind und der zeitliche Druck täglich steigt.
Der telefonische Erstkontakt ist nicht immer der richtige Weg.
Wenn ein Kontakt jedoch warm ist, die Rolle eindeutig passt und Ihr Team weiß, warum der Account relevant ist, kann ein telefonischer Kontaktweg die Verzögerung zwischen Recherche und Erstkontakt verkürzen.
Die Einsatzbereitschaft von Nachrichten ist wichtiger, als Teams zugeben
Selbst gute Listen geraten ins Stocken, wenn Vertriebsmitarbeiter die erste Nachricht weiterhin von Grund auf neu verfassen müssen.
Darin verbirgt sich ein großer Teil der Verzögerung.
Der Account kann der richtige sein. Die Rolle kann passen. Der Kontaktweg kann klar sein. Wenn der Vertriebsmitarbeiter jedoch noch zehn Minuten braucht, um den passenden Ansatz zu finden, verlangsamt sich die erste Welle.
Ein brauchbarer Entwurf für die erste Nachricht schließt diese Lücke.
Er ersetzt nicht das eigene Urteilsvermögen.
Er gibt dem Vertriebsmitarbeiter einen praktischen Ausgangspunkt mit:
Das reicht in der Regel aus, um vom Prüfmodus in den Handlungsmodus zu wechseln.
Eine einfache Methode zur Priorisierung von Messekontakten
Für den Einstieg benötigen Sie kein komplexes Scoring-Modell.
Arbeiten Sie mit einer dreistufigen priorisierten Account-Liste.
Stufe 1: Warme Aktivität + direkter Telefonkontakt + eindeutige Passung
Dies ist die Stufe, auf der am schnellsten gehandelt werden kann.
Die Rolle ist relevant, der Account entspricht dem für Sie wichtigen Zielsegment und der Kontakt bietet sowohl starke Signale als auch einen direkten Kontaktweg. Hier sind eine telefonische Erstansprache oder ein sofortiger Test des Erstkontakts in der Regel sinnvoll.
Stufe 2: Warme Aktivität + LinkedIn-Kontaktweg + starke Account-Passung
Diese Kontakte sind weiterhin wichtig, aber der Kontaktweg ist weniger direkt.
Das Team kann zunächst das LinkedIn-Profil prüfen, eine kurze Nachricht senden oder einen anderen unkomplizierten Kontaktversuch unternehmen, bevor es zu einer E-Mail oder einem Anruf übergeht.
Stufe 3: Starke Account-Passung, geringe Kontaktbereitschaft
Der Account kann weiterhin in den Veranstaltungsplan gehören, doch die Kontaktebene ist noch nicht bereit.
Hier sollte das Team die Rolle überprüfen, den Kontaktweg bestätigen oder warten, bis ein stärkerer Handlungsgrund vorliegt.
Was eine nützliche Pre-Show-Outreach-Liste enthalten sollte
Die Liste sollte mehr leisten, als nur Namen zu speichern.
Sie sollte die Handlungsreihenfolge zeigen.
FeldWarum es wichtig istUnternehmenVerknüpft die Zeile mit einem realen AccountKontakt oder RolleZeigt, wen das Team erreichen möchteHinweis zur Übereinstimmung oder PassungErklärt, warum der Account auf die priorisierte Account-Liste gehörtHinweis auf warme AktivitätHilft, zuerst Kontakte zu priorisieren, die aktiv wirkenTelefonischer KontaktwegZeigt, ob eine direkte Ansprache realistisch istLinkedIn-KontaktwegBietet einen alternativen Weg, wenn Telefon oder E-Mail weniger geeignet sindNachrichtenentwurfVermeidet Verzögerungen beim ErstkontaktEmpfehlung für den nächsten SchrittZuerst anrufen, eine E-Mail oder LinkedIn-Nachricht senden, prüfen oder zurückstellen
Ohne diese Felder ist die Liste noch immer eher Recherchegrundlage als Ausführungsinstrument.
Wann eine telefonische Erstansprache besser ist als eine E-Mail
Eine telefonische Erstansprache funktioniert in der Regel besser, wenn:
Eine E-Mail als Erstkontakt ist weiterhin sinnvoll, wenn:
Der Fehler besteht darin, für jede Zeile denselben Kanal vorzuschreiben.
Besser ist es, den Kanal anhand der Kontaktbereitschaft auszuwählen.
Wie das in Lensmor aussieht
Mit dem aktualisierten Kontakt-Workflow von Lensmor lautet die sinnvolle Abfolge nicht mehr nur „Namen finden“.
Das Team kann Kontakte nach Passung sortieren, wärmere Aktivitätssignale prüfen, direkte telefonische oder LinkedIn-Kontaktwege nutzen, sofern verfügbar, und mit einem Entwurf für die erste Nachricht statt mit einem leeren Bildschirm beginnen.
Das verändert die Produktbotschaft.
Damit rückt Lensmor näher an eine ausführungsbereite Ansprache vor der Messe heran und beschränkt sich nicht mehr nur auf die Kontaktsuche.
Die Grenze bleibt unverändert:
Was Sie nicht versprechen sollten
Diese Abkürzungen lassen Inhalte zur Ansprache überzeugender klingen, als sie tatsächlich sind:
Die präzisere Aussage ist einfacher.
Eine bessere Reihenfolge erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Vertrieb vor der Veranstaltung schneller handelt und relevanter kommuniziert.
Wo Lensmor ins Spiel kommt
Lensmor ist nützlich, wenn Ihr Team bereits zu viele Veranstaltungskontakte und keine ausreichende Handlungsreihenfolge hat.
Das kann bedeuten, zuerst die wärmeren Kontakte zu identifizieren, direkte telefonische Kontaktwege zu erkennen, LinkedIn als praktikable Ausweichmöglichkeit beizubehalten und Verzögerungen beim Erstkontakt durch einen brauchbaren Nachrichtenentwurf zu verringern.
Das ist wertvoller als eine weitere lange Liste.
Es ist ein besserer Weg, um von Kontaktdaten zu konkreten Maßnahmen vor der Messe zu gelangen.
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Weiterführende Lektüre: Leitfaden zur Terminvereinbarung vor der Messe.
