Die meisten Teams verpassen Messetermine nicht, weil sie vergessen haben, genügend Einladungen zu versenden.
Sie verpassen sie, weil ihre Account-Liste ungeeignet ist.
Das Team beginnt mit einem unbearbeiteten Ausstellerverzeichnis, einer vagen Vorstellung davon, wer relevant sein könnte, und einem kurzfristigen Versuch, alle gleichzeitig zu kontaktieren. Das erzeugt meist nur Störsignale statt Termine.
Wenn Sie bessere Messetermine erzielen möchten, beginnt die Arbeit bereits vor der Kontaktaufnahme.
Sie benötigen eine kleinere Zielkundenliste, der der Vertrieb vertrauen kann.
Kurzantwort
Der schnellste Weg zu besseren Terminen vor einer Messe besteht darin, das Ausstellerverzeichnis nicht länger wie eine fertige Lead-Liste zu behandeln.
Beginnen Sie mit der offiziellen Ausstellerquelle, grenzen Sie sie auf einen Produktbereich oder einen bestimmten Käuferansatz ein und priorisieren Sie dann eine kleinere Auswahl von Unternehmen nach Eignung, öffentlichen Kaufsignalen und Kontaktweg. So erhält der Vertrieb eine Liste, mit der er bereits vor Messebeginn tatsächlich arbeiten kann.
Mehr Einladungen gleichen eine ungeeignete Liste nicht aus. Eine bessere Zielauswahl schon.
Warum die meisten Pläne für Termine vor der Messe scheitern
In der Regel kennen die Teams die Veranstaltung.
Meist verfügen sie auch über irgendeine Form von Liste.
Was ihnen fehlt, ist eine klare Antwort auf drei praktische Fragen:
- Welche Unternehmen sind in diesem Quartal den Zeitaufwand wert?
- Wer kommt als Käufer, Partner, Vertriebspartner oder Integrator infrage?
- Welcher erste Kontaktweg eignet sich vor der Messe?
Ohne diese Ebene wird der Plan für die Kontaktaufnahme schnell unübersichtlich.
Ein Vertriebsmitarbeiter möchte Direktkäufer. Ein anderer sucht Vertriebspartner. Das Marketing möchte mehr Standbesucher. Die Geschäftsleitung möchte Termine im Kalender sehen. Die Liste wird zu einem Kompromiss zwischen mehreren Zielen, sodass ihr letztlich niemand vollständig vertraut.
Deshalb ist "mehr Termine vereinbaren" meist die falsche erste Anweisung.
Die eigentliche erste Anweisung lautet: "Erstellen Sie eine für die Terminvereinbarung geeignete Auswahlliste."
Beginnen Sie mit dem offiziellen Ausstellerverzeichnis, nicht mit einer imaginären Teilnehmerliste
Für die meisten Teams ist das offizielle Ausstellerverzeichnis nach wie vor die verlässlichste Datengrundlage vor einer Messe.
Es enthält Daten auf Unternehmensebene, ist häufig öffentlich und früher verfügbar als die meisten personenbezogenen Veranstaltungsdaten.
Das ist wichtig, weil Unternehmensrecherchen im Zeitfenster vor der Messe noch sinnvoll eingesetzt werden können. Wartet Ihr Team auf den Zugriff auf Teilnehmerdaten, Sponsorenexporte oder verstreute Daten aus Badge-Scans, wird das Zeitfenster für die Planung häufig zu kurz.
Das Ausstellerverzeichnis allein reicht nicht aus.
Es ist jedoch ein verlässlicherer Ausgangspunkt.
Es zeigt Ihnen, welche Unternehmen bereits entschieden haben, dass die Veranstaltung relevant genug ist, um Budget zu investieren, teilzunehmen und in einer Kategorie sichtbar zu sein, die für Ihr Team ohnehin von Interesse ist.
Das ist ein besserer Ausgangspunkt als die Jagd nach einer größeren, aber weniger verlässlichen Liste.
Was tatsächlich dabei hilft, vor der Veranstaltung Termine zu vereinbaren
Die Terminvorbereitung wird besser, wenn die Liste gleichzeitig vier Aufgaben erfüllt:
1. Sie grenzt die Veranstaltung auf einen kommerziellen Schwerpunkt ein. 2. Sie erklärt, warum jedes ausgewählte Unternehmen dazugehört. 3. Sie schlägt einen realistischen Kontaktweg vor. 4. Sie kennzeichnet, was noch von Menschen geprüft werden muss.
So werden Veranstaltungsdaten zur Grundlage für die Arbeit an der Pre-Show-Pipeline.
Kann die Liste diese vier Aufgaben nicht erfüllen, befasst sich das Team weiterhin mit Veranstaltungsadministration statt mit Vertriebsvorbereitung.
Erstellen Sie die Pre-Show-Zielkundenliste in fünf Schritten
1. Wählen Sie zuerst einen Schwerpunkt
Beginnen Sie nicht mit der gesamten Messe.
Beginnen Sie mit einem Schwerpunkt, bei dem Ihr Team tatsächlich aktiv werden kann:
- Werkzeugmaschinen
- Robotik und Automatisierung
- Verpackungsmaschinen
- Halbleiterausrüstung
- regionale Vertriebspartner
- eine bestimmte Produktkategorie innerhalb der Veranstaltung
Allein diese Entscheidung beseitigt viele Störsignale.
Das Ziel ist nicht, die Veranstaltung treffend zu beschreiben. Es geht darum, zu entscheiden, welcher Ausschnitt der Veranstaltung für diesen Ansatz relevant ist.
2. Unterteilen Sie Unternehmen nach ihrer Rolle, nicht nur nach ihrer Kategorie
Ein Unternehmen kann zur richtigen Veranstaltungskategorie gehören und dennoch das falsche Ziel sein.
Die erste sinnvolle Unterteilung erfolgt meist nach Rollen:
- direkter Ziel-Account
- Vertriebspartner oder indirekter Vertriebsweg
- Integrator oder Implementierungspartner
- angrenzendes Unternehmen, das beobachtet werden sollte
- für später zurückstellen
Das ist wichtig, weil sich die Terminstrategie für jede dieser Rollen unterscheidet.
Bei einem direkten Zielunternehmen können eine E-Mail vor der Messe und ein vorgeschlagenes Zeitfenster angemessen sein.
Bei einem Vertriebspartner sollte möglicherweise zunächst der Partnerschaftsaspekt im Vordergrund stehen.
Bei einem Integrator eignet sich möglicherweise ein Gespräch am Messestand besser als eine Sequenz zur Kaltakquise.
3. Ergänzen Sie Eignungsgründe und öffentliche Kaufsignale
Wenn sich ein Eintrag nicht selbst erklärt, wird der Vertrieb ihm nicht vertrauen.
Jeder ausgewählte Account sollte einen leicht verständlichen Eignungsgrund und einige öffentliche Signale enthalten, zum Beispiel:
- erkennbare Überschneidung der Produktlinien
- Eignung hinsichtlich Region oder Markt
- kürzlich erfolgte Expansion in das Segment
- Hinweise auf Partner oder Vertriebspartner
- wiederholte Teilnahme an derselben Veranstaltungskategorie
- öffentliche Belege dafür, dass das Unternehmen in dem für Sie relevanten Bereich aktiv ist
Sie versuchen nicht, den Umsatz mit absoluter Sicherheit vorherzusagen.
Sie möchten dem Team einen stichhaltigen Grund geben, einen Account vor einem anderen zu bearbeiten.
4. Legen Sie den Kontaktweg fest, bevor die Kontaktaufnahme beginnt
Nicht jedes ausgewählte Unternehmen erfordert denselben Ansatz.
Eine hilfreiche Übersicht für die Zeit vor der Messe sollte den ersten Weg vorschlagen:
- E-Mail vor der Messe
- zuerst auf LinkedIn prüfen
- Standbesuch während der Messe
- Kontakt über einen Partner
- zurückstellen, bis weitere Belege vorliegen
Dieses eine Feld wird häufig unterschätzt.
Es verhindert, dass Teams jedem Unternehmen auf der Liste dieselbe Nachricht senden und dies als Personalisierung bezeichnen.
5. Bearbeiten Sie vor der Skalierung eine kleine Auswahl
Sie müssen nicht die gesamte Veranstaltung bereinigt haben, bevor Sie wissen, ob der Ansatz funktioniert.
Beginnen Sie mit 10 bis 20 Accounts.
Wenn der Vertrieb diese Auswahl betrachtet und sagt: "Ja, das sind die richtigen Unternehmen, und ich verstehe, warum sie hier aufgeführt sind", können Sie den Prozess skalieren.
Wenn der Vertrieb der ersten Auswahl nicht vertraut, führt die Skalierung auf die gesamte Messe lediglich zu mehr Verschwendung.
Was eine für die Terminvereinbarung geeignete Übersicht enthalten sollte
Das nützliche Ergebnis ist kein riesiger Export.
Es ist eine geprüfte, priorisierte Account-Liste mit gerade genug Kontext, um eine Terminanfrage zu unterstützen.
Darin liegt der Unterschied zwischen einem Terminplan und dem Export eines Verzeichnisses.
Was Sie nicht versprechen sollten
Einige Aussagen lassen Inhalte zur Messevorbereitung überzeugender erscheinen, als sie tatsächlich sind.
Vermeiden Sie Folgendes:
- garantierte Termine
- Behauptungen über private Teilnehmerlisten
- Versprechen persönlicher E-Mail-Adressen ohne rechtmäßige Quelle
- die Vorstellung, dass aus einer einzigen großen Liste automatisch eine Pipeline entsteht
Eine solche Sprache ist nicht nur riskant. Sie verschleiert auch die eigentliche Arbeit.
Bei der Vorbereitung von Messeterminen geht es darum, die Veranstaltung auf eine Gruppe von Accounts einzugrenzen, die Ihr Team prüfen, priorisieren und mit einem konkreten Anlass ansprechen kann.
Wo Lensmor ins Spiel kommt
Für die Übergabe an einzelne Vertriebsmitarbeiter erfahren Sie mehr über Vertriebsplanung für Messen für Vertriebsteams: Recherchieren Sie priorisierte Accounts, weisen Sie die Zuständigkeit in Ihrem CRM zu und bereiten Sie ein konkretes Erstgespräch vor.
Lensmor ist hilfreich, wenn die Veranstaltung groß genug ist, um viele Störsignale zu erzeugen, aber zugleich so wichtig, dass Ihr Team einen strukturierten Ansatz vor der Messe verfolgen möchte.
Das kann eine Fertigungsmesse, eine Automatisierungsveranstaltung, eine Verpackungsmesse oder eine Halbleiterveranstaltung sein, bei der das unbearbeitete Ausstellerverzeichnis zu umfangreich ist, um es direkt an den Vertrieb zu übergeben.
Lensmor hilft, indem es aus einer Veranstaltungsquelle eine kleinere, geprüfte Auswahl von Ziel-Accounts erstellt:
- jeweils ein kommerzieller Schwerpunkt
- Eignungsgründe auf Unternehmensebene
- Hinweise zu öffentlichen Kaufsignalen
- vorgeschlagene Kontaktwege
- eine Struktur, die der Vertrieb vor Beginn der Kontaktaufnahme prüfen kann
Das ersetzt keine menschliche Beurteilung.
Es ermöglicht dem Team früher eine bessere erste Einschätzung.
Workflow ansehen
Das Video für Vertriebsteams zeigt, wie aus der Recherche vor der Messe eine Account-Liste mit klaren Zuständigkeiten wird. Weisen Sie jedem Account einen Vertriebsmitarbeiter, eine relevante Käuferrolle und einen Grund für die Kontaktaufnahme zu und dokumentieren Sie anschließend die Terminvereinbarung in Ihrem bestehenden Vertriebsprozess.
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Wenn eine Messe bevorsteht und Sie bereits vor Beginn bessere Termine benötigen, sollten Sie nicht mit einer größeren Liste anfangen.
Beginnen Sie mit einer kleineren Liste, die Ihr Team tatsächlich bearbeiten kann.
Fordern Sie eine Einführung in das First Event Pack für eine Messe, einen Produktbereich oder ein Ausstellerverzeichnis an. Lensmor kann eine kleinere Account-Auswahl prüfen, erläutern, warum jedes Unternehmen dazugehört, und den nächsten Kontaktweg vorschlagen, bevor die Kontaktaufnahme beginnt.
Weiterführende Artikel: So finden Sie vor einer Messe Käufer und So weisen Sie den ROI einer Messe früher nach.
