Premier salon exposant : liste de contrôle à 60 jours

Les tâches de votre premier salon, classées par échéance. Cinq phases, un calendrier partagé. Commencez par les comptes et conversations à préparer avant de charger le matériel.

Un premier budget peut par exemple prévoir $15 000–$50 000 pour stand, voyages et temps. Remplacez-le par des devis. Cette liste relie la préparation du stand aux personnes à rencontrer pour planifier ensemble équipement et conversations.

À 60 jours, commencez par la phase 1. À 30 jours, examinez la phase 2 et reprenez les décisions initiales encore ouvertes.

60 jours avant

Phase 1 — Stratégie et recherche

Utilisez ce calendrier comme séquence commune en commençant par la recherche. Découvrez comment les exposants collectent leurs prospects et préparent les contacts avant l’arrivée.

Cette phase porte sur les décisions. Clarifiez tôt objectifs, public et coûts pour réduire les modifications tardives.

1. Fixer un indicateur principal. Choisissez nombre de SQL, rendez-vous tenus ou échanges partenaires. Traduisez aussi la notoriété en mesure concrète plutôt qu’en simple intitulé.
2. Faire approuver le budget. Coût du stand × 3 peut servir de première approximation sans remplacer le budget complet. Obtenez une approbation écrite avant les contrats.
3. Confirmer l’ICP du salon. Consignez rôle, taille et secteur. Cela guide les choix suivants.
4. Examiner les exposants selon l’ICP. Filtrez taille et secteur et recherchez les rôles pertinents. Utilisez Lensmor pour rechercher exposants et contacts, puis créer une liste examinée pour la prospection.
5. Réserver l’emplacement. Examinez position, circulation, accès et prix. Un angle ou bout d’allée peut convenir sans garantir un trafic donné. Choisissez selon objectifs et plan réel.
6. Nommer l’équipe. Prévoyez expertise produit, qualification et logistique. Attribuez les tâches plutôt que d’envoyer seulement les personnes disponibles.
7. Réserver vols et hôtels. Examinez tôt prix et annulations, puis réservez selon dates confirmées et budget.
8. Choisir l’outil de collecte. Comparez scanner et application. $300–$900 de location est un exemple budgétaire ; demandez le devis du salon. Décidez avant le montage.
9. Briefer le marketing sur les supports. Une fiche, carte ou feuille de démo : une proposition claire par support, pas de longs blocs.
10. Commander les cadeaux. Prévoyez par exemple 4–6 semaines pour l’impression personnalisée et confirmez délais et frais urgents avec le fournisseur.
11. Examiner prises de parole et sponsoring. Vérifiez échéances et public réels. Une session technique de 20 minutes peut créer un échange si contenu, accès et promotion conviennent.
12. Configurer la démonstration. Préparez une démo de 90 secondes avec public et valeur précis.

30 jours avant

Voir le workflow

La visite produit actuelle montre la préparation : trouver un événement, examiner entreprises et personnes, consulter les champs et exporter une liste de travail. Collecte sur place et suivi restent dans vos processus.

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Phase 2 — Prospection et opérations

Vous connaissez les interlocuteurs souhaités. Préparez maintenant invitations pertinentes et organisation.

1. Lancer la prospection. Contactez les entreprises pertinentes par e-mail ou LinkedIn. Exemple : « Votre entreprise est représentée à [salon] ; pouvons-nous prévoir 20 minutes ? » Confirmez séparément la présence personnelle. Utilisez Lensmor pour rechercher et filtrer les exposants. Un objectif de 20–30 rendez-vous confirmés est un exemple adaptable à la capacité et aux réponses.
2. Finaliser le stand. Prévoyez une validation vers le jour 30 et confirmez les délais. Une impression sur 10–15 jours ouvrés est une hypothèse possible, pas une norme universelle. Clarifiez avant les surcoûts de modification.
3. Finaliser les supports. Bon à tirer, impression et expédition. Vérifiez avant d’emporter, par exemple, 500 exemplaires.
4. Former l’équipe. Répétez les questions et la démo de 90 secondes. Chacun doit accueillir les objections et proposer une suite adaptée.
5. Écrire le guide de qualification. Choisissez par exemple 5–7 questions sur adéquation, besoin, responsabilité et prochaine étape. Partagez-les avec l’équipe.
6. Configurer la prise de rendez-vous. Examinez Calendly ou HubSpot Meetings et insérez le lien adapté aux messages.
7. Configurer le marquage CRM. Créez une source ou campagne événementielle pour distinguer les contacts. Conservez les règles existantes des étapes commerciales qualifiées.
8. Préparer les e-mails de suivi. Trois cas : échange sur stand, entreprise observée sans échange, rendez-vous prévu. Écrivez les modèles avant.
9. Confirmer logistique et expédition. Quels objets sont expédiés ou emportés ? Notez tous les numéros de suivi.
10. Tester toute la collecte. Scanner un badge test, ajouter des notes, envoyer au CRM avant le salon.
11. Confirmer le voyage avec tous. Vols, hôtel, adresse et responsabilités à vérifier avant le montage.
12. Préparer le rapport. Définissez SQL, CPL et progression des rendez-vous vers les ventes avant l’événement.

14 jours avant

Phase 3 — Derniers préparatifs

1. Vérifier les expéditions. Relevez le suivi et comparez aux dates de montage.
2. Confirmer les rendez-vous. Envoyez des invitations avec lieu. Planifiez selon confirmations, propres taux de présence et marges suffisantes.
3. Répéter la démo complète. Toute l’équipe, toute la démo, chronométrée. Répétez objections et transition vers le rendez-vous.
4. Ajouter le contexte événementiel au CRM. Marquez les comptes avec un lien étayé. Distinguez présence d’entreprise et participation personnelle confirmée.
5. Vérifier tous les supports. Signalétique, cadeaux, appareils, adaptateurs et matériel de démo.
6. Commander les services du salon. Électricité, Internet filaire, mobilier, nettoyage : confirmez commandes et échéances propres au lieu.
7. Diffuser le brief final. Une page : horaires, rôles, questions, 10 comptes prioritaires, rendez-vous et urgences.
8. Confirmer l’enrichissement des données. Les contacts doivent arriver au CRM avec les bons champs et étiquettes. Testez avant de partir.
9. Briefer la relève au bureau. Qui traite les affaires urgentes pendant le salon ?
10. Rassembler la veille concurrentielle. Qui expose, où et avec quel positionnement public ?

Liste du jour de montage

Du montage avant ouverture à la clôture, ces points complètent votre conducteur.

Phase 4 — Sur place

1. Arriver au montage, pas à l’ouverture. Prévoyez le montage et, par exemple, deux heures de marge avant accueil selon taille et consignes.
2. Déballer et vérifier avant installation. Présentoirs abîmés, pièces manquantes et mobilier inadapté se règlent plus facilement avant l’accueil.
3. Tester alimentation et connexion d’abord. Branchez chaque appareil avant de construire autour. Examinez une connexion filaire et un secours testé pour les démos.
4. Tester la collecte dans le hall. Vérifiez badge réel autorisé, compatibilité et réseau avant l’ouverture.
5. Briefer l’équipe. 15 minutes avant ouverture : rôles, cibles, premier rendez-vous et questions.
6. Distribuer le planning. Chacun reçoit rendez-vous, rotations et pauses sur papier ou téléphone.
7. Préparer cadeaux et supports. Anticipez le premier passage et réapprovisionnez aux périodes calmes, pas pendant une conversation.
8. Rendre le kit de dépannage accessible. Ruban, ciseaux, rallonges autorisées et chargeurs à un endroit connu. Gérez le matériel de premiers secours selon le plan du lieu.
9. Briefer le photographe ou vidéaste. Si engagé : lieux, moments, autorisations et prises de vue sans perturber les échanges.
10. Planifier un tour concurrentiel. Réservez par exemple 20 minutes sur une plage autorisée. Notez messages, offres et circulations observées pour le bilan.

Après salon (fenêtre de 72 heures)

Phase 5 — Suivi

Utilisez les premières 72 heures pour les suites convenues pendant que le contexte est frais. Attribuez à chaque contact pertinent un responsable et un délai adapté.

1. Transférer les contacts au CRM sous 24 heures. Recueillez les données autorisées avec contexte et source. Gardez les imports initiaux et vérifiez les doublons.
2. Noter et classer les prospects. Niveau A : ICP, besoin, suite convenue. B : ICP pertinent, besoin incertain. C : autres contacts à examiner.
3. Relancer personnellement A sous 48 heures. Mentionnez un détail et une action plutôt qu’une brochure seule.
4. Envoyer des invitations LinkedIn adaptées. Contactez vos interlocuteurs avec référence au salon en respectant leurs préférences.
5. Planifier le bilan. Toute l’équipe, par exemple sous 5 jours : réussites, difficultés et changements.
6. Calculer le coût par SQL. Coût total ÷ SQL donne le coût par SQL, pas le ROI complet. Reliez cette base au pipeline et au rendement réalisé ultérieur pour décider.
7. Documenter les enseignements. Emplacement, message, questions : à répéter ou modifier.
8. Remercier les contacts clés. Une note personnelle peut convenir à, par exemple, 3–5 relations avec une prochaine étape possible sous 90 jours. Adaptez forme et moment à la relation.

Liste de bagages exposant

Séparez le matériel expédié à l’avance des objets accompagnant l’équipe.

À expédier avec le stand :

1. Signalétique, bannières, fonds
2. Nappes et housses à la marque
3. Cadeaux en quantité, comme vêtements et sacs
4. Brochures et fiches ; hypothèse adaptable de 1,5× le trafic quotidien attendu
5. Appareils de démo expédiés séparément
6. Rallonges et multiprises autorisées selon le plan électrique

À emporter avec l’équipe :

1. Appareils de collecte, scanners et tablettes
2. Chargeurs et batteries supplémentaires
3. Questions de qualification pour chacun
4. Cartes de visite selon le public
5. Brief et planning imprimés
6. Kit de réparation : ruban, attaches, ciseaux et adhésif double face
7. Collations pour les pauses courtes
8. Chaussures confortables pour une possible journée de 10 heures sur sol dur

Modèle de budget du premier salon

Les montants suivants sont des exemples ajustables pour un stand en ligne de 10×10 à une conférence B2B. Un multiplicateur de 2–4× pour d’autres tailles ou positions n’est pas une règle fixe ; demandez des devis précis.

La règle « coût du stand × 3 » n’est qu’un premier repère. Avec $5 000 de surface, $15 000–$20 000 peuvent être insuffisants selon le montage ; l’exemple intermédiaire ci-dessus est plus élevé. Utilisez les postes détaillés plutôt qu’une promesse globale.

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