Erste Messe als Aussteller: 60-Tage-Checkliste

Die Aufgaben für Ihren ersten Messeauftritt – nach Zeitpunkt geordnet. Fünf Phasen, eine gemeinsame Zeitleiste. Beginnen Sie mit der Recherche zu Zielunternehmen und Gesprächen, bevor Sie Standmaterialien verladen.

Ein erster Budgetrahmen kann beispielsweise $15.000–$50.000 für Stand, Reisen und Arbeitszeit umfassen. Ersetzen Sie ihn durch konkrete Angebote. Diese Checkliste verbindet Standplanung mit der Frage, wen Sie treffen möchten, damit Ausstattung und Gesprächsvorbereitung gemeinsam geplant werden.

Bei 60 Tagen Vorlauf beginnen Sie mit Phase 1. Bei 30 Tagen prüfen Sie Phase 2 und holen offene Grundsatzentscheidungen gezielt nach.

60 Tage vor der Messe

Phase 1 – Strategie und Recherche

Nutzen Sie diese Zeitleiste als gemeinsame Reihenfolge und beginnen Sie mit der Recherche. Informieren Sie sich, wie Aussteller Messe-Leads erfassen und ihre Kontakte schon vor der Anreise vorbereiten.

In dieser Phase geht es um Entscheidungen. Klären Sie Ziele, Zielgruppe und Kosten früh, um spätere Änderungen zu verringern.

1. Eine zentrale Erfolgskennzahl festlegen. Wählen Sie etwa SQL-Anzahl, geführte Gespräche oder Partnergespräche. Übersetzen Sie auch Bekanntheitsziele in eine konkrete Messgröße statt sie nur „Markenbekanntheit“ zu nennen.
2. Budget genehmigen lassen. Standkosten × 3 kann als grobe erste Schätzung dienen, ersetzt aber kein Vollkostenbudget. Holen Sie die schriftliche Freigabe ein, bevor Sie Dienstleistungsverträge schließen.
3. ICP für diese Messe bestätigen. Halten Sie Rolle, Unternehmensgröße und Branche schriftlich fest. Das lenkt die folgenden Entscheidungen.
4. Ausstellerliste am ICP prüfen. Filtern Sie nach Unternehmensgröße und Branche und recherchieren Sie relevante Rollen. Nutzen Sie Lensmor für die Aussteller- und Kontaktrecherche und erstellen Sie daraus eine geprüfte Liste für die Ansprache vorab.
5. Standfläche buchen. Prüfen Sie Lage, Besucherführung, Zugang und die Kosten verschiedener Standpositionen. Eine Ecke oder ein Gangende kann passen, garantiert aber keinen bestimmten Besucherzuwachs. Wählen Sie anhand Ihrer Ziele und des konkreten Hallenplans.
6. Standteam benennen. Planen Sie Produktexpertise, Qualifizierung und Logistik. Weisen Sie diese Aufgaben verbindlich zu statt nur verfügbare Personen zu entsenden.
7. Flüge und Hotels buchen. Prüfen Sie Preise und Stornierungsbedingungen früh und buchen Sie passend zu bestätigten Event-Terminen und Budget.
8. Lead-Erfassungswerkzeug auswählen. Vergleichen Sie Badge-Scanner und Apps. Eine Mietannahme von $300–$900 ist ein Budgetbeispiel; holen Sie das eventbezogene Angebot ein. Entscheiden Sie vor dem Aufbautag.
9. Marketing zu Unterlagen briefen. Einseiter, kompakte Karte oder Demoblatt: eine klare Nutzenaussage je Material statt langer Textwände.
10. Werbegeschenke bestellen. Planen Sie für individuelle Drucke beispielsweise 4–6 Wochen und bestätigen Sie Lieferzeiten und mögliche Eilgebühren beim Anbieter.
11. Vortrags- und Sponsoringmöglichkeiten prüfen. Klären Sie die tatsächlichen Fristen und Zielgruppen. Ein 20-minütiger Fachvortrag kann einen Gesprächsanlass schaffen, wenn Inhalt, Zugang und Bewerbung passen.
12. Demoumgebung einrichten. Entwerfen Sie eine 90-sekündige Demo mit klarer Zielgruppe und konkretem Nutzen.

30 Tage vor der Messe

Den Ablauf ansehen

Die aktuelle Produkttour zeigt die vorbereitende Recherche: Event finden, Unternehmen und Personen prüfen, Kontaktfelder ansehen und eine Arbeitsliste exportieren. Erfassung vor Ort und Nachbereitung bleiben Teil Ihres Event- und Vertriebsprozesses.

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Phase 2 – Ansprache und Durchführungsvorbereitung

Sie kennen nun die gewünschten Gesprächspartner. Jetzt geht es um relevante Einladungen und die organisatorische Vorbereitung.

1. Ansprache vor der Messe starten. Kontaktieren Sie passende Unternehmen gezielt per E-Mail oder LinkedIn. Beispiel: „Ihr Unternehmen ist bei [Messe] vertreten – können wir 20 Minuten vereinbaren?“ Bestätigen Sie persönliche Teilnahme separat. Nutzen Sie Lensmor zum Recherchieren und Filtern der Aussteller. Ein Ziel von 20–30 bestätigten Gesprächen ist ein anpassbares Planungsbeispiel und muss zu Kapazität und Resonanz passen.
2. Standgestaltung abschließen. Planen Sie die Freigabe beispielsweise bis Tag 30 und bestätigen Sie Produktionsfristen. Ein Druckfenster von 10–15 Werktagen ist eine mögliche Annahme, kein allgemeiner Lieferstandard. Klären Sie Mehrkosten später Änderungen vorab.
3. Marketingmaterial abschließen. Endkorrektur, Druck und Versand. Prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie beispielsweise 500 Exemplare mitnehmen.
4. Team schulen. Üben Sie Qualifizierungsfragen und die 90-sekündige Demo. Alle sollten Einwände aufnehmen und passend nach einem Gespräch fragen können.
5. Qualifizierungsleitfaden schreiben. Wählen Sie beispielsweise 5–7 Fragen zu Eignung, Bedarf, Zuständigkeit und nächstem Schritt. Stellen Sie ihn dem Team bereit.
6. Terminwerkzeug einrichten. Prüfen Sie Calendly oder HubSpot Meetings und fügen Sie den passenden Buchungslink in die Ansprache ein.
7. CRM-Kennzeichnung konfigurieren. Legen Sie eine Event-Quelle oder Kampagnenkennung fest, um Messekontakte in Berichten zu unterscheiden. Erhalten Sie die bestehenden Regeln für qualifizierte Vertriebsphasen.
8. Nachfass-E-Mails vorbereiten. Drei Fälle: Standgespräch, Unternehmen ohne Gespräch bemerkt, vorab gebuchter Termin. Schreiben Sie die Vorlagen vor der Messe.
9. Logistik und Versand bestätigen. Was wird verschickt und was mitgeführt? Erfassen Sie Sendungsnummern für alle Lieferungen.
10. Lead-Erfassung vollständig testen. Test-Badge scannen, Notizen ergänzen, ins CRM übertragen – vor der Messe.
11. Reiseplan mit allen bestätigen. Flüge, Hotel, Standadresse und Zuständigkeiten vor dem Aufbau abgleichen.
12. Berichtsvorlage vorbereiten. Definieren Sie SQLs, CPL und die Entwicklung von Gesprächen zu Abschlüssen vor dem Event.

14 Tage vor der Messe

Phase 3 – Letzte Vorbereitung

1. Prüfen, ob alle Sendungen unterwegs sind. Erfassen Sie Tracking und gleichen Sie Liefertermine mit den Aufbauzeiten ab.
2. Vorabgespräche bestätigen. Senden Sie Kalendereinladungen mit Ort. Planen Sie anhand Ihrer bestätigten Termine, eigenen Teilnahmequoten und ausreichenden Puffern.
3. Gesamte Demo proben. Gesamtes Team, vollständige Demo, mit Zeitmessung. Üben Sie Einwände und den Übergang zum nächsten Gespräch.
4. CRM um Event-Kontext ergänzen. Markieren Sie bestehende Accounts mit belegter Event-Verbindung. Unterscheiden Sie Unternehmenspräsenz von bestätigter persönlicher Teilnahme.
5. Standmaterial abschließend prüfen. Beschilderung, Geschenke, Erfassungsgeräte, Stromadapter und Demomaterialien vollständig prüfen.
6. Messeleistungen bestellen. Strom, Kabelinternet, Möbel und Reinigung: Bestätigen Sie Bestellungen und die jeweiligen Bestellfristen des Veranstaltungsorts.
7. Letztes Event-Briefing verteilen. Einseiter mit Teamzeiten, Standrollen, Fragen, den wichtigsten 10 Zielunternehmen, Terminen und Notfallkontakten.
8. Datenanreicherungsablauf bestätigen. Kontakte müssen mit richtigen Feldern und Kennzeichnungen von der App ins CRM gelangen. Proben Sie den Weg vor der Abreise.
9. Vertretung im Büro briefen. Wer bearbeitet dringende Geschäfte, während das Team auf der Messe ist?
10. Wettbewerbsinformationen bündeln. Welche Wettbewerber stellen aus, wo sind ihre Stände und was ist ihre öffentliche Positionierung?

Checkliste für den Aufbautag

Vom Aufbau vor der Öffnung bis zum Veranstaltungsende: diese Punkte ergänzen Ihren Standablauf.

Phase 4 – Auf der Messe

1. Zum Aufbau statt erst zur Öffnung anreisen. Planen Sie ausreichend Aufbauzeit und beispielsweise zwei Stunden Puffer vor dem Einlass, angepasst an Größe und Veranstaltervorgaben.
2. Vor dem Aufbau auspacken und prüfen. Beschädigte Displays, fehlende Teile und falsche Möbelgrößen lassen sich vor dem Einlass besser bearbeiten.
3. Strom und Verbindung zuerst testen. Schließen Sie jedes Gerät vor dem umgebenden Aufbau an. Prüfen Sie eine Kabelverbindung und einen getesteten Ersatzweg für Softwaredemos.
4. Erfassungswerkzeuge in der Halle testen. Prüfen Sie tatsächliche Badge-Kompatibilität und Verbindung vor Öffnung mit einem freigegebenen echten Badge.
5. Teambriefing durchführen. 15 Minuten vor der Öffnung: Rollen, Zielunternehmen, erster Termin und Qualifizierungsfragen.
6. Tagesplan verteilen. Jede Person erhält Termine, Standrotation und Pausen ausgedruckt oder mobil.
7. Geschenke und Unterlagen auffüllen. Bereiten Sie den ersten Andrang vor und füllen Sie in ruhigen Zeiten auf, nicht mitten im Gespräch.
8. Notfallmaterial auffindbar halten. Klebeband, Schere, freigegebene Verlängerungskabel und Ladegeräte an einem bekannten Ort bereithalten. Regeln Sie Erste-Hilfe-Material nach dem Plan des Veranstaltungsorts.
9. Foto- oder Videoteam briefen. Falls beauftragt: Orte, wichtige Momente, Freigaben und störungsarme Aufnahme aktiver Gespräche klären.
10. Wettbewerbsrundgang planen. Reservieren Sie beispielsweise 20 Minuten in einem zulässigen Zeitfenster. Notieren Sie Botschaften, Angebote und beobachtete Besuchswege für die Nachbesprechung.

Checkliste nach der Messe (72-Stunden-Fenster)

Phase 5 – Nachbereitung

Nutzen Sie die ersten 72 Stunden für vereinbarte Folgeschritte, solange der Kontext frisch ist. Geben Sie jedem relevanten Kontakt eine Zuständigkeit und eine passende Frist.

1. Kontakte innerhalb von 24 Stunden ins CRM übertragen. Erfassen Sie freigegebene Badge- und Visitenkartendaten mit Kontext und Quelle. Bewahren Sie Originalimporte auf und prüfen Sie Duplikate.
2. Leads bewerten und einordnen. Stufe A: ICP, Bedarf und vereinbarter nächster Schritt. Stufe B: ICP passend, Bedarf unklar. Stufe C: übrige Kontakte zur weiteren Prüfung.
3. Stufe A innerhalb von 48 Stunden persönlich nachfassen. Nennen Sie ein Gesprächsdetail und einen nächsten Schritt statt nur eine Broschüre zu senden.
4. Passende LinkedIn-Anfragen senden. Kontaktieren Sie Gesprächspartner mit nachvollziehbarem Messebezug und respektieren Sie deren Präferenzen.
5. Nachbesprechung terminieren. Gesamtes Team beispielsweise innerhalb von 5 Tagen: Was funktionierte, was nicht und was ändern wir?
6. Kosten je SQL berechnen. Gesamtkosten ÷ SQLs ergeben Kosten je SQL, nicht den vollständigen ROI. Nutzen Sie diese Basis mit Pipeline und späterem realisiertem Ertrag für die nächste Entscheidung.
7. Erkenntnisse dokumentieren. Standort, Botschaft, Fragen: Was wiederholen und was ändern?
8. Wichtigen Kontakten danken. Persönliche Notizen können für beispielsweise 3–5 Beziehungen mit einem möglichen Schritt in 90 Tagen passen. Richten Sie Form und Zeitpunkt nach der Beziehung aus.

Packliste für Aussteller

Trennen Sie vorab versandte Standmaterialien von Dingen, die das Team am Veranstaltungstag selbst mitführt.

Vorab mit den Standmaterialien versenden:

1. Schilder, Banner und Hintergründe
2. Tischdecken und Möbelbezüge mit Markenauftritt
3. Werbegeschenke in größeren Mengen, etwa Shirts und Taschen
4. Broschüren und Einseiter; ein anpassbarer Planwert ist 1,5× der erwartete tägliche Besuch
5. Demogeräte, falls separat versandt
6. Zugelassene Verlängerungen und Steckdosenleisten passend zum Stromplan

Im Team mitführen:

1. Erfassungsgeräte wie Scanner und Tablets
2. Zusätzliche Ladegeräte und Powerbanks
3. Qualifizierungsfragen für jedes Teammitglied
4. Visitenkarten, sofern für Ihre Zielgruppe sinnvoll
5. Ausgedrucktes Briefing und Tagesplan
6. Reparaturset mit Klebeband, Kabelbindern, Schere und doppelseitigem Band
7. Snacks für kurze Pausen
8. Bequeme Schuhe für einen möglichen 10-Stunden-Tag auf hartem Boden

Budgetvorlage für den ersten Messeauftritt

Die folgenden Beträge sind veränderbare Planungsbeispiele für einen Reihenstand von 10×10 auf einer B2B-Konferenz. Ein Aufschlag von 2–4× für größere oder andere Flächen ist keine feste Regel; holen Sie konkrete Angebote zu Größe und Lage ein.

Die Faustregel „Standkosten × 3“ ist nur ein erster Anhaltspunkt. Bei $5.000 Flächengebühr kann ein Rahmen von $15.000–$20.000 je nach Aufbau zu niedrig sein; die mittlere Beispielrechnung oben liegt höher. Verwenden Sie die Einzelpositionen statt einer pauschalen Zusage.

Kostenloser Download: 60-Tage-Ausstellercheckliste als PDF